9. Tiedon jakamisen päättäminen

Tämän vaiheen voi toteuttaa esimerkiksi näin

Organisaation tiedon jakamista edistävä henkilö yhdessä IT-osaston kanssa:

  • Lopettaa jaetun datan päivittämisen ja tarvittaessa poistaa datan saatavilta.

Organisaation datan jakamisesta vastaava henkilö yhdessä viestinnän kanssa:

  • Tiedottaa datan jakamisen päättämisestä.

Tiedon jakamisen päättäminen

Tässä vaiheessa kuvataan, miten avatun tietoaineiston elinkaaren päättyminen ja tietoaineiston mahdollinen poistaminen on hyvä toteuttaa. 

Avatun tietoaineiston elinkaaren päättymisestä ei ole olemassa virallisia suosituksia.

Avoimessa tiedossa on lähtökohtana, että avoimena tietona julkaistut tietoaineistot ovat saatavilla julkisessa verkossa niin pitkään kuin mahdollista - vaikka avatun tietoaineiston päivittäminen loppuisi, sitä ei ole tarkoitus poistaa jaosta, ellei siihen ei ole erityistä syytä.

Historiallisilla tietoaineistoilla ja pitkillä aikasarjoilla on oma tärkeä arvonsa. Esimerkiksi osassa sovelluksia on tärkeää, että historiallista dataa ja pitkiä aikasarjoja on saatavilla. Jos haluaisi vaikka tutkia avoimen datan avulla Suomen yrityksiä 1990-luvun alussa tai tehdä sovelluksen siitä, miten yritysten lukumäärä on kehittynyt edellisen 30 vuoden aikana, on tärkeää, että data on saatavilla. Visualisointi, jossa halutaan näyttää valokuvia Helsingistä edellisen 100 vuoden ajalta, ei olisi mahdollinen, jos dataa ei olisi saatavilla tai se olisi poistettu.

Milloin tieto kannattaa poistaa jaosta?

  • Jos datasta löydetään sellainen virhe, joka vaatii tiedon poistamista.
  • Jos tieto on vanhentunutta, eikä sillä ole enää historiallista arvoa.
  • Jos tiedosta on julkaistu uusi versio, voi vanhan version poistaa jaosta.
    • Vanhentunutta tietoa kannattaa kuitenkin pitää saatavilla, niin kauan, kun sitä vielä hyödynnetään.

Avatun tietoaineiston päivittämisen lopettaminen

Mikäli avatun tietoaineiston päivitys on loppumassa jossain vaiheessa tai jo loppunut, on tietoa jo avanneissa organisaatioissa tavattu kuvata tietoaineiston metatiedoissa, miksi ja milloin päivittäminen on loppunut. Lisäksi on pyritty siihen, että tietoaineisto jätetään edelleen avoimesti saataville, jos mahdollista.

Helsinki Region Infoshare -palvelussa on joidenkin avattujen tietoaineistojen päivittäminen päättynyt. Niistä viestitään samaan tapaan kuin merkittävistä päivityksistä. Lisäksi päivityksen päättämistä valmistaudutaan perustelemaan mahdollisten hyödyntäjien kysymysten varalta. Esimerkki tietoaineistosta, jota ei enää päivitetä.

Huomioitavaa tietoaineiston poistamisessa

Tiedon hallinnoijan on tärkeää huomioida, että vaikka tietoaineiston jakelu lopetettaisiin ja tietoaineisto poistettaisiin julkisesta verkosta, on tietoaineiston ladanneella taholla oikeus jatkaa sen hyödyntämistä tietoaineiston käyttöluvan eli lisenssin mukaisesti. Valtaosa julkishallinnon tietoaineistoista on julkaistu CC BY 4.0 eli CC Nimeä 4.0 -lisenssi tai CC0-lisenssillä.