Ylläpitäjä on organisaation jäsen, jolla on oikeus lisätä, muokata ja poistaa kaikkia organisaatiolle kuuluvia tietoaineistoja. Usein ylläpitäjä on joku, joka on vastuussa oman työnantajansa avaamista tietoaineistoista ja niiden hallinnasta.

Ylläpitäjä voi olla Ylläpitäjä- tai Muokkaaja-jäsenenä organisaatiossa.
Ylläpitäjä-roolissa toimivat käyttäjät voivat lisäksi hallinnoida organisaation tietoja ja jäseniä.

Miksi datasi tarvitsee ylläpitäjän?

Avoindata.fi:ssä tietoaineistoilla ja organisaatiolla on aina oltava ylläpitäjä. Ylläpitäjät varmistavat datan laadun, eli pitävät huolta tietoaineistojen päivittämisestä ja mahdollisten virheiden korjaamisesta. Sen lisäksi ylläpitäjä huolehtii vuorovaikutuksesta datan hyödyntäjien ja datan tuottajan välillä kuuntelemalla hyödyntäjien palautetta sekä auttamalla heitä tarpeen vaatiessa.

Datan ylläpitäjän kannattaa tuntea organisaationsa tuottama data, eli olla esimerkiksi osallistunut datan avaamisprosessiin tai työskennellä organisaatiossa datanhallinnan parissa. Aiempi kokemus ja tieto avoimesta datasta on myös eduksi, mutta ei välttämätöntä.

Euroopan dataportaalilla on hyviä koulutuksia avoimesta datasta. Katso esimerkiksi avoimen datan perusteet (englanniksi). Lisäksi Open Knowledge International on julkaissut Open data handbookin (englanniksi), josta löytyy paljon tietoa avoimesta datasta. Myös suomenkielistä koulutusmateriaalia on saatavilla, esimerkiksi P2PU:lta löytyy kattava tietopaketti datan avaamisesta.

Datan ylläpitäminen on tärkeää, jotta data ei pääse vanhenemaan ja datan laatu ei huonone. Datan ylläpitäjällä pitäisi siis olla myös riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Datan päivittäminen voi vaatia joitakin erityisohjelmistoja, jotka ylläpitäjällä olisi hyvä olla ja joita olisi hyvä osata käyttää.

Ylläpitäjän vaihtuminen

Olisi hyvä, että organisaation ylläpidosta olisi vastuussa sama henkilö mahdollisimman pitkään. Joskus ylläpitäjä kuitenkin vaihtuu esimerkiksi koska siirryt eri tehtäviin tai työsopimuksesi päättyy. Huolehdi seuraavista asioista ennen ylläpitäjän vaihtamista:

1. Valitse organisaatiollesi uusi ylläpitäjä ja pyydä häntä luomaan tili avoindata.fi:hin.
2. Lisää uusi ylläpitäjä oman organisaatiosi ylläpitäjäjäseneksi.
   

   Jos sinulla ei ole oikeuksia tehdä tätä, ota yhteyttä avoindata.fi:n ylläpitäjiin, jotta saat uudelle ylläpitäjälle tarpeelliset oikeudet organisaation hallintaan.

3. Varmista, ettet ole yhdenkään tietoaineiston ylläpitäjä, jos et voi enää huolehtia tietoaineistojen ylläpitämisestä.
   

   Tietoaineistojen ylläpitäjät

   Tietoaineiston ylläpitäjäksi voidaan määritellä kuka tahansa — myös sellainen henkilö, jolla ei ole käyttäjätiliä avoindata.fi:ssä. Pidä huoli siitä, että tietoaineiston ylläpitäjän yhteystiedot ovat ajan tasalla, ja käyttäjä saa tarvittaessa yhteyden tietoaineiston ylläpitäjään. Suosittelemme käyttämään tietoaineistojen ylläpitämiseen yleistä sähköpostikansiota, kuten avoindata@yritys.fi.

4. Poista tarvittaessa oma käyttäjätunnuksesi avoindata.fi:stä.

Lisäksi olisi hyvä, jos voisit perehdyttää uuden ylläpitäjän palvelun käyttöön ja datan hallintaan organisaation näkökulmasta.

Jos organisaatiosi vanha ylläpitäjä ei voi huolehtia yllä olevista asioita, esimerkiksi koska on jo lopettanut työt organisaatiossasi, ota yhteyttä palvelun ylläpitäjiin. Voimme poistaa vanhan ylläpitäjän käyttäjätilin palvelusta ja lisätä uuden ylläpitäjän organisaation ylläpitäjäksi.

Ylläpitäjän tulee olla ylläpitämänsä organisaation jäsen.

Yksityishenkilöt-organisaatio

Yksityishenkilöt-organisaation hallinnasta huolehtii palvelun ylläpito. Et siis voi hakea Ylläpitäjän roolia Yksityishenkilöt-organisaatioon.

Organisaation jäseneksi liittymiseen sekä ylläpitäjän oikeuksien hakemiseen on muutama eri tapa:

Jos organisaatio on jo olemassa

Jos organisaatio on jo olemassa, voit liittyä sen ylläpitäjäksi kahdella tavalla. Rekisteröidy palveluun ennen jäsenyyden hakemista. 

• Jäsenhakemus: Lähetä haluamaasi organisaatioon jäsenhakemus kyseisen organisaation sivulta. Organisaation nykyinen ylläpitäjä voi hyväksyä hakemuksesi. Jos organisaatiolla ei ole ylläpitäjiä, sivuston ylläpitäjät voivat hyväksyä hakemuksesi.
• Jäsenen lisääminen: Organisaation nykyinen ylläpitäjä voi lisätä sinut ylläpitäjäksi avoindata.fi-käyttäjätunnuksellasi.

Jos organisaatiota ei ole vielä olemassa

1. Rekisteröidy palveluun. Lue lisää käyttäjätilistä oppaasta.
2. Luo uusi organisaatio. Lue lisää organisaation luomisesta oppaasta. Kun palvelun ylläpito on hyväksynyt organisaatiosi, sinusta tulee automaattisesti luomasi organisaation Ylläpitäjä-jäsen.

Sinun täytyy olla rekisteröitynyt ja kirjautunut palveluun liittyäksesi organisaation jäseneksi.

1. Navigoi haluamasi organisaation sivulle
2. Valitse Hae jäsenyyttä ja valitse haluamasi rooli pudotusvalikosta.

Jäsenhakemuksesi menee organisaation ylläpitäjän käsiteltäväksi. Mikäli organisaatiolla ei ole ylläpitäjää, tai ylläpitäjä ei reagoi hakemukseen, palvelun ylläpito voi käsitellä hakemuksesi.

Muista kertoa organisaation ylläpitäjälle, jos vain tiedät kuka hän on, että hait jäsenyyttä organisaatioon. Ylläpitäjät eivät tällä hetkellä saa ilmoituksia uusista jäsenhakemuksista.

Voit lisätä palveluun rekisteröityneen käyttäjän organisaatiosi jäseneksi käyttäjätunnuksella.

1. Valitse organisaatiosi sivulla Jäsenet.
2. Valitse Lisää jäsen.
3. Syötä haluamasi käyttäjän käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus-kenttä ehdottaa käyttäjiä kun kirjoitat.
4. Valitse haluamasi rooli käyttäjälle. Lue lisää rooleista Roolit ja oikeudet -osiosta ylempää.
5. Valitse Lisää jäsen.

Käyttäjä on nyt lisätty organisaatiosi jäseneksi, ja hänellä on sinun määrittelemäsi rooli organisaatiossa. Muista kertoa hänelle, että lisäsit hänet jäseneksi organisaatioosi. 

Jäsenhakemusten hallinnointi

Näet organisaatiosi jäsenhakemukset Tuottajat-sivulta löytyvän Jäsenhakemukset-linkin takaa. Voit hyväksyä, hylätä tai muokata muiden käyttäjien jäsenhakemuksia omiin organisaatioihisi. Valitsemalla muokkaa, voit hyväksyä hakemuksen eri rooliin, kuin mihin hakemus on alun perin tarkoitettu.
Muista kertoa uudelle jäsenelle, että hänen jäsenhakemuksensa on käsitelty.

Uusien jäsenhakemusten huomaaminen

Tällä hetkellä et saa sähköposti-ilmoituksia uusista jäsenhakemuksista. Muista siis tarkistaa jäsenhakemukset säännöllisin väliajoin.

Voit hallinnoida organisaatiosi jäseniä valitsemalla Jäsenet organisaation sivulta. Näet taulukossa organisaation jäsenten nimet, käyttäjätunnukset, sähköpostiosoitteet sekä roolin. Voit muokata käyttäjän roolia tai poistaa käyttäjän jäsenyyden organisaatiostasi.