Organisaation jäsenet ja ylläpitäjä

Organisaation jäsenet

Organisaation jäseniä voivat hallinnoida ainoastaan Ylläpitäjä-roolissa toimivat jäsenet.

Organisaation luoja on automaattisesti organisaation ylläpitäjäjäsen. Ylläpitäjä voi organisaation hyväksynnän jälkeen lisätä organisaatiolle muita jäseniä ja muuttaa jäsenten oikeuksia.

Organisaation jäsenillä voi olla eri rooleja ja siten eritasoisia oikeuksia organisaation ja sen tietoaineistojen hallintaan. Jäsenten määrää ei ole rajoitettu, joten organisaatiolla voi olla esimerkiksi useampi kuin yksi ylläpitäjä.

  • Ylläpitäjä: Voi lisätä, muokata ja poistaa tietoaineistoja sekä hallinnoida organisaatiota ja sen jäseniä.
  • Muokkaaja: Voi lisätä, muokata ja poistaa tietoaineistoja.
  • Jäsen: Voi katsella oman organisaationsa yksityisiä tietoaineistoja, mutta ei voi muokata niitä.

Liity organisaation jäseneksi

Sinun täytyy olla rekisteröitynyt ja kirjautunut palveluun liittyäksesi organisaation jäseneksi.

  1. Navigoi haluamasi organisaation sivulle
  2. Valitse Hae jäsenyyttä ja valitse haluamasi rooli pudotusvalikosta.

Jäsenhakemuksesi menee organisaation ylläpitäjän käsiteltäväksi. Jos organisaatiolla ei ole ylläpitäjää, tai ylläpitäjä ei reagoi hakemukseen, palvelun ylläpito voi käsitellä hakemuksesi.

Lisää uusi jäsen organisaatioon

Voit lisätä palveluun rekisteröityneen käyttäjän organisaatiosi jäseneksi käyttäjätunnuksella.

  1. Valitse organisaatiosi sivulla Jäsenet.
  2. Valitse Lisää jäsen.
  3. Syötä haluamasi käyttäjän käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus-kenttä ehdottaa käyttäjiä kun kirjoitat.
  4. Valitse haluamasi rooli käyttäjälle.
  5. Valitse Lisää jäsen.

Käyttäjä on nyt lisätty organisaatiosi jäseneksi, ja hänellä on sinun määrittelemäsi rooli organisaatiossa. Muista kertoa hänelle, että lisäsit hänet jäseneksi organisaatioosi.

Jäsenhakemusten hallinnointi

Näet organisaatiosi jäsenhakemukset valitsemalla Tuottajat-sivulta Jäsenhakemukset. Voit hyväksyä, hylätä tai muokata muiden käyttäjien jäsenhakemuksia omiin organisaatioihisi. Valitsemalla Muokkaa, voit hyväksyä hakemuksen eri rooliin, kuin mihin hakemus on alun perin tarkoitettu.

Muista kertoa uudelle jäsenelle, että hänen jäsenhakemuksensa on käsitelty.

Muokkaa organisaatiosi jäseniä

Voit hallinnoida organisaatiosi jäseniä valitsemalla Jäsenet organisaation sivulta. Näet taulukossa organisaation jäsenten nimet, käyttäjätunnukset, sähköpostiosoitteet sekä roolin. Voit muokata käyttäjän roolia tai poistaa käyttäjän jäsenyyden organisaatiostasi.

Organisaation ylläpitäjä

Tässä oppaassa ylläpitäjällä viitataan paitsi Ylläpitäjä-roolissa toimivaan käyttäjään, toisinaan myös Muokkaaja-roolissa toimivaan käyttäjään. Ylläpitäjällä viitataan oppaassa siis kehen tahansa, joka jollakin tavoin ylläpitää dataa avanneen organisaation tietoaineistoja.

  • Ylläpitäjä (admin) voi lisätä, muokata ja poistaa tietoaineistoja sekä hallinnoida organisaatiota ja sen jäseniä.
  • Muokkaaja (editor) voi lisätä, muokata ja poistaa tietoaineistoja.

Avoindata-palvelussa tietoaineistoilla ja organisaatiolla on aina oltava ylläpitäjä. Ylläpitäjät varmistavat datan laadun, eli pitävät huolta tietoaineistojen päivittämisestä ja mahdollisten virheiden korjaamisesta. Sen lisäksi ylläpitäjä huolehtii vuorovaikutuksesta datan hyödyntäjien ja datan tuottajan välillä kuuntelemalla hyödyntäjien palautetta sekä auttamalla heitä tarpeen vaatiessa.

Kuka on ylläpitäjä?

Ylläpitäjä on organisaation jäsen, jolla on oikeus lisätä, muokata ja poistaa kaikkia organisaatiolle kuuluvia tietoaineistoja. Usein ylläpitäjä on joku, joka on vastuussa oman työnantajansa avaamista tietoaineistoista ja niiden hallinnasta.

Ylläpitäjä voi olla Ylläpitäjä- tai Muokkaaja-jäsenenä organisaatiossa. Ylläpitäjä-roolissa toimivat käyttäjät voivat lisäksi hallinnoida organisaation tietoja ja jäseniä.

Kenet valita organisaation ylläpitäjäksi?

Datan ylläpitäjän kannattaa tuntea organisaationsa tuottama data, eli olla esimerkiksi osallistunut datan avaamisprosessiin tai työskennellä organisaatiossa datanhallinnan parissa. Aiempi kokemus ja tieto avoimesta datasta on myös eduksi, mutta ei välttämätöntä.

Datan ylläpitäminen on tärkeää, jotta data ei pääse vanhenemaan ja datan laatu ei huonone. Datan ylläpitäjällä pitäisi siis olla myös riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Datan päivittäminen voi vaatia joitakin erityisohjelmistoja, jotka ylläpitäjällä olisi hyvä olla ja joita olisi hyvä osata käyttää.

Ylläpitäjän vaihtuminen

On hyvä, että organisaation ylläpidosta on vastuussa sama henkilö mahdollisimman pitkään. Joskus ylläpitäjä kuitenkin vaihtuu, esimerkiksi jos henkilö siirtyy eri tehtäviin tai työsopimus päättyy. Huolehdi seuraavista asioista ennen ylläpitäjän vaihtumista:

  1. Valitse organisaatiollesi uusi ylläpitäjä ja pyydä häntä luomaan tili Avoindata-palveluun.
  2. Lisää uusi ylläpitäjä oman organisaatiosi ylläpitäjäjäseneksi. Jos sinulla ei ole oikeuksia tehdä tätä, ota yhteyttä Avoindata-palvelun ylläpitäjiin, jotta saat uudelle ylläpitäjälle tarpeelliset oikeudet organisaation hallintaan.
  3. Varmista, että et ole yhdenkään tietoaineiston ylläpitäjä, jos et voi enää huolehtia tietoaineistojen ylläpitämisestä.

    Tietoaineiston ylläpitäjä

    Tietoaineiston ylläpitäjäksi voidaan määritellä kuka tahansa – myös sellainen henkilö, jolla ei ole käyttäjätiliä Avoindata-palvelussa. Pidä huoli siitä, että tietoaineiston ylläpitäjän yhteystiedot ovat ajan tasalla, ja käyttäjä saa tarvittaessa yhteyden tietoaineiston ylläpitäjään. Suosittelemme käyttämään tietoaineistojen ylläpitämiseen yleistä sähköpostikansiota, kuten avoindata@yritys.fi.

  4. Poista tarvittaessa oma käyttäjätunnuksesi Avoindata-palvelusta.

Lisäksi on hyvä perehdyttää uusi ylläpitäjä palvelun käyttöön ja datan hallintaan organisaation näkökulmasta.

Jos organisaatiosi vanha ylläpitäjä ei voi huolehtia yllä olevista asioista, esimerkiksi koska on jo lopettanut työt organisaatiossasi, ota yhteyttä palvelun ylläpitäjiin. Voimme poistaa vanhan ylläpitäjän käyttäjätilin palvelusta ja lisätä uuden ylläpitäjän organisaation ylläpitäjäksi.

Kuinka tulla ylläpitäjäksi?

Ylläpitäjän tulee olla ylläpitämänsä organisaation jäsen.

Organisaation jäseneksi liittymiseen sekä ylläpitäjän oikeuksien hakemiseen on muutama eri tapa:

Jos organisaatio on jo olemassa

Jos organisaatio on jo olemassa, voit liittyä sen ylläpitäjäksi kahdella tavalla. Rekisteröidy palveluun ennen jäsenyyden hakemista. 

  • Jäsenen lisääminen: Organisaation nykyinen ylläpitäjä voi lisätä sinut ylläpitäjäksi Avoindata-palvelun käyttäjätunnuksellasi.
  • Jäsenhakemus: Lähetä haluamaasi organisaatioon jäsenhakemus kyseisen organisaation sivulta. Organisaation nykyinen ylläpitäjä voi hyväksyä hakemuksesi. Jos organisaatiolla ei ole ylläpitäjiä, sivuston ylläpitäjät voivat hyväksyä hakemuksesi.

Huom.

Yksityishenkilöt-organisaation hallinnasta huolehtii palvelun ylläpito. Et siis voi hakea Ylläpitäjän roolia Yksityishenkilöt-organisaatioon.

Jos organisaatiota ei ole vielä olemassa

  1. Rekisteröidy palveluun. Lue lisää rekisteröitymisestä Käyttäjätili-osiosta.
  2. Luo uusi organisaatio. Lue lisää organisaation luomisesta Tuottajan lisääminen ja ylläpito -osiosta. Kun palvelun ylläpito on hyväksynyt organisaatiosi, sinusta tulee automaattisesti luomasi organisaation Ylläpitäjä-jäsen.
Uppdaterad datum: 29.9.2023