6. Underhåll och uppdatering

Denna fas kan till exempel genomföras så här:

Dataförvaltaren och den person som främjar informationsdelning

  • Uppdaterar delad information enligt definierad uppdateringsfrekvens eller behov, såsom ett upptäckt fel
  • Uppdaterar samtidigt metadata för publicerad information

En person som främjar informationsdelning tillsammans med kommunikationen

  • Informerar vid behov de som utnyttjar data om ändringarna

Upprätthållande av metadata

I det här skedet beskrivs hur meta- eller beskrivningsuppgifterna för det öppnade informationsmaterialet kan upprätthållas.

Det finns inga officiella rekommendationer för upprätthållande av metadata för det informationsmaterial som ska öppnas.

I de organisationer som redan öppnat information har man strävat efter att fastställa vem som ansvarar för metadata, underhåll och uppföljning av det öppnade informationsmaterialet. Det är bra att utse en ansvarig instans för informationsmaterialet, som framgår av datamaterialets metadata. Den ansvariga instansen kan till exempel vara en enhet eller roll. Den ansvariga instansen utför uppgifter i anslutning till datamaterialets metadata, underhåll och uppföljning.

Det lönar sig att uppdatera datamaterialet eller gränssnittet i metadata enligt den fastställda uppdateringsfrekvensen. När det gäller gränssnitt kan information uppdateras automatiskt kontinuerligt, medan informationsmaterialet till exempel kan uppdateras årligen. Om möjligt är det bra att uppdatera informationen automatiskt.

Uppdatering av gränssnittet

Det är viktigt att informationsförvaltaren informerar dem som utnyttjar informationen via gränssnittet eller potentiella användare om ändringar i gränssnittet. Det kan man göra antingen via olika kommunikationskanaler eller direkt, huruvida användarna av gränssnittet är kända i och med användningen av API-nyckeln.

Om information delas via programmeringsgränssnittet, syns eventuella ändringar i innehållet för användarna i genomförandet av programmeringsgränssnittet. I praktiken skapas en ny version av gränssnittet. Vid versionering av gränssnittet ska man beakta publiceringen av ändringar och korrigeringar som är både bakåtkompatibla och inkompatibla. Samtidigt är det bra att beakta det samtidiga stödet för flera gränssnittsversioner enligt eventuella behov. Ändringar i gränssnittet ska beskrivas i metadata. 

Det lönar sig att utnyttja de nationella API-principerna för att upprätthålla gränssnitten. För att upprätthålla gränssnitten är det viktigt att skapa en process och med olika indikatorer följa upp hur gränssnitten används. Läs mer om API-principerna

Uppdatering av datamängd

Om informationsmaterialet uppdateras manuellt ska materialets metadata alltid kontrolleras och uppdateras samtidigt med data. Metadata för statistik som uppdateras årligen ska till exempel också uppdateras årligen.  Om det av någon anledning uppstår behov av ändringar i informationsmaterialet redan före följande uppdateringstidpunkt, är det bra att kontrollera metadata och vid behov uppdatera dem i samband med ändringarna.

Vissa dataportaler gör det möjligt för informationsförvaltare att få en automatisk notifikation per e-post när uppdateringstidpunkten som fastställts i metadata för det öppnade datamaterialet närmar sig. Detta hjälper informationsförvaltaren att se till att informationsmaterialet och dess metadata är uppdaterade.

Helsinki Region Infoshares praxis

Metadata om data ska uppdateras i minst samma takt som data. I metadata ska det antecknas när data som uppdateras manuellt har uppdaterats och när nästa uppdatering är att vänta. Metadata för data som uppdateras automatiskt ska också granskas då och då så att de motsvarar datainnehållet. 

Det lönar sig att åtminstone kommunicera om större uppdateringar av data på samma sätt som om nya dataöppningar. Om möjligt lönar det sig att kommunicera om till exempel versionsuppdateringar av gränssnitt redan på förhand.

Finlands miljöcentrals praxis

Vid SYKE använder man ett lagringsverktyg för att beskriva metadata (metadataeditor) och en separat metadatatjänst avsedd för slutanvändare (på finska)

Metadatabeskrivningen uppdateras alltid i samband med att materialet uppdateras. Uppdateringen av metadata i datalager som uppdateras kontinuerligt kontrolleras minst en gång per år. Materialets ansvarspersoner och datasystemens huvudanvändare ansvarar för att metadata beskrivs och uppdateras. 

Både metadataeditorn och metadatatjänsten erbjuder öppna gränssnitt för genomsökning av metadata. De redigerade uppgifterna uppdateras alltså automatiskt i Metadatakatalogen (metadata enligt INSPIRE-direktivet) som upprätthålls av Lantmäteriverket, i MDB:s tjänst avoindata.fi (metadata för SYKEs öppna material) och i CSC:s tjänst Etsin.fi.

Uppdatering av öppnad information

I det här skedet beskrivs hur behoven av att uppdatera informationsmaterial, till exempel uppgiftens kvalitet eller felaktigheter, kan hanteras.

Det finns inga officiella rekommendationer för hanteringen av uppdateringsbehoven för informationsmaterial som ska öppnas, men Informationshanteringsnämnden har utfärdat en rekommendationssamling om tillämpningen av vissa bestämmelser om informationssäkerhet (finansministeriets publikationer 2021:65), enligt vilken hanteringen av informationsrisker är en kontinuerlig verksamhet och det är bra om informationshanteringsenheten beskriver målen, principerna, ansvaren och de centrala förfarandena i anslutning till den.

Uppdatering av publicerade data och svar på problem

En ny version av informationen finns tillgänglig

Håll alltid informationen uppdaterad.

Även om en ny version av informationen publiceras behöver den gamla versionen inte nödvändigtvis tas bort. Historiska data gör till exempel årliga jämförelser möjliga.

Förbättring av kvaliteten på informationsmaterialet

Kvaliteten på publicerade data bör ständigt förbättras.

Det lönar sig för informationsförvaltaren att uppmuntra dem som utnyttjar informationen att berätta om problem, brister eller svagheter som observerats i informationens kvalitet. Användarna kan ge förslag på hur informationens kvalitet kan förbättras.

Informationsförvaltaren bör reagera så snabbt som möjligt på de brister eller problem som upptäckts och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder.  

Användarna kan ombes att vara i direkt kontakt med den instans som anges i metadata, till exempel kontaktpersonen i den organisation som öppnat informationen, kundtjänsten eller registratorskontoret.

Till exempel kan informationsförvaltaren förbättra informationens täckning genom att tillhandahålla information i flera olika filformat.

Korrigering av och kommunikation om fel i informationsmaterialet

Det är bra om informationsförvaltaren på förhand gör upp en plan i fall att ett fel skulle upptäckas i det öppnade informationsmaterialet eller att informationsmaterialet skulle innehålla personuppgifter eller på annat sätt känslig information trots dataskydds- och informationssäkerhetsgranskningar. Det är bra att i planen definiera ansvarspersoner och åtgärder som vidtas i sådana situationer. Det är också viktigt att organisationen planerar och avtalar om hur dataskydds- och säkerhetsfrågor för det öppnade informationsmaterialet följs upp och utvecklas. 

Enligt Informationshanteringsnämndens rekommendationssamling om tillämpningen av vissa bestämmelser om informationssäkerhet (finansministeriets publikationer 2021:65) ansvarar ledningen för att organisera och allokera resurser för hanteringen av informationsrisker. Dessutom upprätthåller informationshanteringsenheten det informationsmaterial som bildas av resultaten av riskbedömningarna och riskhanteringsplanerna, samt bedömer regelbundet om det är helt eller delvis sekretessbelagt eller säkerhetsklassificerat.

I problemsituationer i anslutning till dataskydd och informationssäkerhet ska den som informationsförvaltaren reagera omedelbart. Informationsförvaltaren ska ta bort informationsmaterialet från delning (från förvaltarens webbsidor och/eller dataportal), kontakta organisationens dataskyddsombud och informationssäkerhetsexperter samt inleda kommunikationsåtgärder enligt en på förhand uppgjord plan. 

Det är viktigt att informationsförvaltaren reagerar snabbt även på andra fel som upptäckts i informationsmaterialet. Det lönar sig för informationsförvaltaren att snabbt bedöma hur och när organisationen kan vidta nödvändiga korrigerande åtgärder och kommunicera om saken i enlighet med kommunikationsplanen. Den som informationsförvaltaren kan antingen helt ta bort datamaterialet från fördelningen tills vidare, eller uppdatera felet som observerats i datamaterialets metadata och konstatera när felet kommer att korrigeras.

Det lönar sig att göra utarbetandet av en beredskapsplan för krissituationer till en del av organisationens kriskommunikationsplan, om en sådan finns. Vid beredningen av planen kan man till exempel utnyttja VAHTI-samarbetsnätverkets publikation Hantering av informationssäkerhetsavvikelser (på finska) VAHTI 8/2017.

Statistikcentralens exempel på hur man reagerar i problemsituationer

Det primära syftet med korrigering av felaktiga statistikuppgifter i webbtjänster eller tryckta publikationer är att säkerställa att korrekt information används och att felaktig information rättas så effektivt som möjligt. Dessutom bidrar transparenta korrigeringsförfaranden till att upprätthålla användarnas förtroende för den som producerar statistiken.

Om det upptäcks betydande fel i statistikpublikationen eller webbtjänsten följer korrigeringsförfarandena anvisningen för publicering av Finlands officiella statistik (FOS)

Huvudregel

Information om väsentliga fel ges åtminstone med samma delning och synlighet som den ursprungliga informationen. Om den felaktiga informationen har fått mycket publicitet kan felet förutsätta att ett separat rättelsemeddelande publiceras med en mer omfattande distribution och synlighet än det ursprungliga.

Informationen om felet ska förbli synlig permanent med undantag av databastabeller. Betydande fel och tidpunkten för korrigeringen läggs till på sidan som berättar om ändringar i statistiken.

Publicering och tillhörande meddelanden

Betydande fel som uppdagats i samband med publiceringen korrigeras genom att man publicerar ett korrigeringsmeddelande som distribueras samtidigt som den felaktiga informationen. Fel i webbtjänsten ska korrigeras så snabbt och synligt som möjligt. Det är nödvändigt att nämna korrigeringsförfarandet separat, till exempel på sidan med information om ändringar i statistiken.